¿Sabías qué, según una  encuesta de Omnicom Media Group, los chocolates se encuentran entre los obsequios favoritos de los chilenos durante San Valentín? 

Si bien esto representa una gran oportunidad para negocios como las chocolaterías y las tiendas de dulces, también implica importantes desafíos en lo que respecta a la gestión del inventario. La falta de stock, así como el exceso de productos, son algunos de los problemas que pueden generarse si no se realiza una adecuada planificación.

Si tienes un emprendimiento en este rubro, este artículo puede serte de gran ayuda. Abordaremos los principales retos que las chocolaterías enfrentan durante campañas de alta demanda como San Valentín, así como buenas prácticas que puedes implementar para optimizar la gestión de tu inventario.

Estos son los principales desafíos de gestionar el inventario de una chocolatería

• Conservación del chocolate: el chocolate requiere de condiciones de temperatura controladas para su almacenamiento adecuado; de lo contrario, puede deteriorarse. Además, los productos de cacao tienden a absorber olores, por lo que es esencial guardarlos y transportarlos en entornos libres de aromas no deseados. Esto hace que el almacenamiento y la logística de envío sean más complejos.

• Picos de demanda: en fechas como San Valentín se pueden producir aumentos considerables en la demanda, que sin una buena previsión pueden desencadenar problemas como el agotamiento del stock.

• Fechas de caducidad: al ser productos perecederos, requieren mayor vigilancia. Se debe estar atento a las fechas de vencimiento.

¿Cómo gestionar el inventario de una chocolatería para superar estos desafíos?

Te dejamos cuatro tips que te ayudarán a prevenir los problemas de inventario más comunes en una chocolatería.

1) Realiza un pronóstico de la demanda

Para evitar compras excesivas o quedarte sin stock en los momentos clave, es necesario realizar un pronóstico de demanda. Esta información te permitirá adquirir la cantidad precisa de productos en el momento adecuado, y así reducir riesgos como el exceso de inventario, el deterioro o la caducidad de la mercancía.

2) Aplica buenas estrategias para el reposicionamiento de productos

Implementa alguna de estas metodologías para optimizar la gestión de tu inventario:

PEPS (primero en entrar, primero en salir)

La metodología PEPS, también conocida como FIFO (First In, First Out), consiste en que los primeros productos en ingresar al inventario deben ser los primeros en salir. En un negocio como una chocolatería, esta metodología puede ayudar a minimizar los riesgos de caducidad o pérdidas por mala conservación.  

Para aplicarla con éxito, es importante organizar el almacén de modo que los productos de mayor antigüedad estén al alcance de los vendedores. Asimismo, el etiquetado debe ser claro y resaltar la fecha de expiración.

Just in time (justo a tiempo)

Esta metodología se basa en reponer el stock en el momento justo en el que se necesita, y así evitar que los productos pasen mucho tiempo en almacenamiento. Una buena aplicación de esta metodología contribuye a reducir los costos y los desperdicios. No obstante, requiere de una buena coordinación con los proveedores, para evitar los quiebre de stock.

Si quieres saber cómo planificar adecuadamente la reposición de tus productos, necesitas conocer cómo calcular la rotación de tu inventario. 

3) Revisa el estado de tu inventario

En el caso de una mercadería tan delicada como los chocolates, es importante realizar inspecciones periódicas para asegurarse de que los productos se encuentren en buen estado.

4) Capacita a tu equipo de trabajo

Es importante que los trabajadores de tu negocio conozcan las herramientas y metodologías de control de inventario. Además, deben estar capacitados para manipular apropiadamente los productos, monitorear la temperatura de almacenamiento y seguir los estándares de salud y seguridad requeridos para cumplir con las normas establecidas.

El consejo final: implementa un sistema de ventas y control de inventario

Aprovecha la tecnología para automatizar la gestión de tu stock y asegurarte de reponer tu mercadería a tiempo.

Un software especializado puede ayudarte a mantener tu inventario al día, ya que se encarga de actualizar automáticamente los niveles de stock luego de cada venta. Además, muchos de estos sistemas incluyen alertas que se activan cuando un producto está cerca de agotarse. Esta información es clave para planificar las compras de reposición y evitar el agotamiento de productos. 

Otro beneficio de usar sistemas de ventas e inventario es que te permiten acceder a información detallada de tus ventas históricas y movimientos de stock. Esto te ayudará a realizar análisis predictivos de tu demanda.

Finalmente, cabe mencionar que gracias a la digitalización de tus procesos, puedes ahorrar mucho tiempo y minimizar los errores. 

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