La historia de un emprendedor que tiene problemas con su stock.

Tener el registro exacto de los productos que tenemos en nuestro negocio es esencial para cualquier emprendedor que requiere contar con la siguiente información: saber cuáles son los artículos que tienen una mayor dotación, cuándo es necesario reabastecer la mercadería, cómo prepararse para los meses más productivos y los más críticos, entre otros.

Uno de los principales problemas suele ser el quiebre de stock, que se refiere al momento en que no podemos cumplir con las expectativas y pedidos de nuestros clientes, al no tener la disponibilidad para entregarles los productos que nos quieren comprar. Este punto puede ser crítico, especialmente si se mantiene de forma prolongada, ya que está relacionado con el nivel de satisfacción que tienen las personas de nuestra marca, quienes buscarán suplir sus necesidades con otros proveedores del mercado.

Tenemos que tener especial cuidado, en cómo vamos a adaptarnos a las nuevas prioridades de nuestros clientes y cómo reaccionamos a sus necesidades. A propósito de la pandemia las personas están buscando otras maneras más emocionales de conectarse con las marcas, así lo manifiesta el Informe Tendencias Consumidor 2021, realizado por Llorente y Cuenca, donde se señala que hoy en día:

Claramente los consumidores viven, compran y se entretienen, de forma radicalmente diferente. Muchos de estos comportamientos no son lineales y su rigidez está condicionada a la calidad de la experiencia que las marcas son capaces de proporcionar. Caminamos hacia espacios temporales variables y dispersos en los que la conexión, la conveniencia y la experiencia son clave para la generación y fidelización de nuevos targets comerciales.

Llorente y Cuenca

Debemos cuidar la relación con el cliente, sobre todo en este nuevo contexto post pandemia, especialmente si estamos vendiendo en nuestros locales físicos -dependiendo de las restricciones que hemos seguido por las normativas sanitarias- y a la vez por internet -mediante canales digitales que hemos potenciado por nuestra situación global y local-, lo cual implica que tengamos que mantener un orden más exhaustivo y sincronizado de nuestro inventario, para cumplir de forma exitosa con las expectativas de los clientes.

¿Por qué es importante contar con un control de stock preciso? Si nos basamos en el Estudio del Consumidor realizado por el SERNAC durante marzo a mayo del 2020, a más de 1.300 personas de todo Chile, un 63% de los encuestados señala que uno de los ítems que más valoran al momento de comprar por internet es que los productos tengan stock y exista una variedad de ellos.

Sabemos que contar con un inventario controlado no es una tarea fácil, en especial si tenemos una amplia variedad de mercadería y si estamos realizando este proceso de manera manual, en el cual podemos tardar largas horas y estar expuestos a cometer errores de digitación, lo cual nos puede significar importantes pérdidas económicas.

La buena noticia es que existen soluciones para este problema y para ello te queremos contar la historia de Nicolás...

Nicolás es un trabajador de 50 años que decidió emprender para dedicarse a hacer crecer su propio negocio. Se trata de una farmacia de barrio, con la cual ha soñado toda su vida y en donde se imagina llegar a su vejez. Anhela con expandirse por distintos sectores de su ciudad con locales físicos para atender a sus clientes, pero se ha encontrado con el siguiente inconveniente: en varias ocasiones le han pedido remedios como Paracetamol o Aspirinas y, por su alta demanda, se ha quedado sin disponibilidad, lo que ha traído como consecuencia que sus visitantes se vayan a otras tiendas para satisfacer sus necesidades.

A pesar de que Nicolás da su máximo esfuerzo todos los días y trabaja largas horas para mantener su stock ordenado en sus cuadernos y en programas que tiene en su computador como excel, llegan momentos en los cuales se queda sin remedios básicos para su negocio. Es más, hoy está evaluando comenzar a vender por internet para llegar a nuevos clientes y adaptarse al contexto post pandemia, pero se siente muy complicado por este tema de cómo poder controlar de forma más eficiente su inventario de productos, porque ahora ya no sólo tendría un canal de venta presencial, sino que quiere incorporar otros desconocidos para él, que son los digitales.

¿Cuáles son algunos de los problemas que ha tenido Nicolás?

1. Sobrestock: en ciertas ocasiones se abastece de más mercancía de la que logra vender, en que la oferta supera a la demanda, por no contar con un registro más automático donde pueda ir revisando en tiempo real cuáles son sus productos más populares, en qué meses o períodos específicos, entre otros datos relevantes para su operación.

2. Remedios no disponibles: también le ha ocurrido el caso contrario al anterior, sobre todo en ciertos momentos más críticos de la pandemia antes de empezar las cuarentenas, en donde ha creído contar con cierta cantidad de stock que no es el real, como el caso del Paracetamol o Aspirinas.

3. Pérdida de tiempo en buscar productos: como su inventario no siempre es exacto pierde largas horas de la semana buscando las mercancías solicitadas por sus clientes, para ver si efectivamente cuenta con disponibilidad necesaria de estos.

4. Retraso en contactar a proveedores: otro riesgo al cual está expuesto Nicolás al no contar con su stock actualizado en tiempo real, es que no logra pedir a sus abastecedores en el tiempo pertinente los productos que necesita para vender.

No sólo Nicolás puede tener estos inconvenientes, sino que las estadísticas muestran que para la mayoría del comercio minorista, el inventario sólo es preciso en un 63% de las veces. El daño económico y a la reputación de nuestra marca que puede ocasionar un pedido inexacto o innecesario -porque tenías más existencias de un producto guardadas en un lugar que no recordabas o no lo contabas con la cantidad necesaria del mismo- es enorme para un negocio, tal cual lo comentamos en un comienzo.

Otro factor importante a considerar es el tiempo, en el caso de Nicolás, él se queda todos los días destinando largas horas posterior al cierre de su negocio a contabilizar cuáles fueron sus ganancias, qué mercancía necesita con urgencia reponer, cuáles son las próximas decisiones que deberá tomar para asegurar un correcto flujo de caja, entre otros aspectos sumamente relevantes para que su sueño de expandirse se pueda hacer realidad; llegando cada vez más tarde a su casa, perdiendo momentos importantes con su familia y cada día está más cansado y con ganas de rendirse.

La buena noticia para él y todos los emprendedores que se sienten identificados con su historia, es que existen diversas herramientas disponibles en el mercado para solucionar todos esos problemas que les comentamos a lo largo de esta nota.

Primero sugerimos partir considerando cuáles son los beneficios de mantener un inventario controlado de tu negocio, que en el caso de Bsale, serían los siguientes:

1. Manejar un stock más exacto: podrás controlar todo el movimiento de tus productos y saber lo que tienes, en qué lugar de tu negocio están, cuáles son los más populares y en qué períodos específicos, en cada momento del día que quieras consultar.

2. Categorizar tu mercancía: lo cual se refiere a poder tener un balance correcto en las cantidades que se manejan en tu inventario y segmentar tus productos según sus características, caducidad, temporada y demanda.

3. Conocer tu stock crítico: tendrás la capacidad de configurar un control de cantidad mínima de cada producto según las estadísticas de venta, es decir, saber cuántas son las unidades que vas a necesitar según los movimientos que han tenido en ciertos plazos concretos.

4. Transferir productos en tus sucursales: si tienes más de una tienda o piensas crecer cómo Nicolás, podrás transferir tus productos fácilmente de un lugar a otro para controlar la información de tu stock general, esto te permitirá tener una visión más global de tu negocio y tomar mejores decisiones en cuanto a reposición y rotación.

5. Recepcionar tu mercancía: la podrás recibir de forma ágil en tus sucursales, cada vez que llegue aumentará de forma automática el inventario. La podrás recepcionar de forma masiva desde un excel, o bien, escanearlos con el lector de código de barra. De esta manera, sabrás exactamente cada uno de los pedidos que has hecho, revisando el historial y teniendo el registro del costo unitario de cada ingreso.

6. Control de riesgos internos: tendrás un mayor orden de tu negocio y podrás detectar si te faltan productos, ya sea por pérdida, robo o una merma.

7. Toma de inventarios desde el celular: con la aplicación móvil de Bsale ya puedes registrar tu stock desde donde quiera que estés con tu teléfono móvil, solo tienes que acceder a ella para ingresar tus productos y verificar tu inventario actualizado.

¿Cuál es la solución para el problema de Nicolás y quienes nos sentimos identificados con él?

Cuando comenzamos con la idea de emprender, nos motiva entregar la mejor experiencia de compra a nuestros clientes, pero cuando nos enfrentamos con situaciones como la inminente digitalización de nuestros negocios y automatización de procesos nos podemos sentir un poco frustrados si no estamos familiarizados con esos conceptos.

Por ello, te queremos guiar con las diversas empresas que existen en el mercado para ordenar la gestión de tu inventario:

1 BSALE

Es un software de ventas con control de inventario y facturación electrónica 100% web, el cual te permite tener un orden de stock automático que se reduce con cada venta y queda disponible en tiempo real.

Uno de sus mayores beneficios es que puedes vender en tu tienda física y online de forma sincronizada. Bsale es una plataforma muy amigable y de fácil uso para los emprendedores, que cuenta con diversos planes que se ajustan a las necesidades de tu negocio y tiene su propia plataforma de Ecommerce.

Bsale fue fundado en el año 2006 y en la actualidad cuenta con más de 8.000 clientes y 110.000 usuarios conectados.

2. AILOO

Es un software ERP (Planificación de Recursos Empresariales) que te permite automatizar la mayoría de las prácticas de tu negocio relacionadas con los aspectos operativos o productivos. Con esta plataforma podrás mantener el stock actualizado en tiempo real desde la Nube.

Esta empresa se enfoca principalmente en medianas y grandes empresas y en la actualidad cuenta con más de 200 clientes y 700 usuarios.

3. RETAIL BASE

Es un sistema de venta omnicanal 100% en la Nube, el cual te permite contar con tu stock sincronizado en tiempo real de todos tus canales de venta. La ventaja de esta plataforma es que podrás realizar controles de inventario periódicamente, tener múltiples bodegas, entre otros beneficios.

Retail Base no cuentan con una plataforma Ecommerce propia, sino que se sincroniza a través de un plugin con una plataforma externa que es Woocomerce.

Retail Base se encuentra en el mercado desde el 2017 y en la actualidad cuenta con más de 100 empresas utilizando su software.

4. LIOREN

Es una plataforma de gestión empresarial, fundada en el año 2016. Se enfoca principalmente en que emprendedores y empresarios puedan administrar su negocio sin ser un experto en computación. En ella podrás disponer de un punto de venta y gestionar tu stock de productos.

Una de las principales ventajas de Lioren es su sistema modular escalable, en el cual puedes elegir los servicios que más necesites para tu negocio tales como, documentos electrónicos, control de stock, manejo de inventarios o automatización de procesos.

Al igual que Retail Base, esta plataforma no cuenta con la opción de desarrollar tu tienda en línea, sino que se integra a través de un plugin con otros Ecommerce, tales como Woocomerce o Shopify.

¿Te preguntas qué pasó con Nicolás?

Como él son muchos los emprendedores que han digitalizado sus procesos y queremos compartirte algunos de esos casos más exitosos:

Ricardo Cubillos, Fundador de El Ingenio LTDA:

“Desde que empecé a usar Bsale tengo información más rápido, eficiente y transparente por lo tanto puedo tomar mejores decisiones”.

Jane Morgan, Fundadora de Japi Jane:

“Tener un inventario nos ayudó a ordenar nuestras vidas, recibimos la mercadería aquí en la bodega central e inmediatamente con pistola al software de Bsale, la rapidez en el punto de venta para mi ha sido fantástico”.

Emilio Ciuat, Dueño de Decoramas:

“Bsale es una herramienta simple, didáctica, muy visual y con buen soporte. Nosotros contamos con varios locales y es fundamental alinear la venta online con la venta offline. Por eso la importancia de tener un inventario sincronizado, quien no use tecnología es negocio para hoy, pero desaparecer mañana”.

Kunal Malani, Dueño Perfumes MP:

“Bsale es un sistema que te ayuda con tu inventario, con tus costos, con enviar las boletas y facturas directo al SII, es un programa bien user friendly y es bastante económico.”

Como cierre final para esta nota, te queremos invitar a dejarnos tus comentarios y contarnos cuáles han sido los principales desafíos que como emprendedor has debido sortear para incorporar la tecnología en tu negocio.